A reunião condominial tem um papel fundamental na manutenção de uma boa convivência entre os moradores e nas decisões que afetam a vida no local. Afinal, as assembleias são o momento ideal para discutir regras, despesas, eventuais problemas e tantos outros tópicos que precisam da participação de todos. É lá que cada um pode dar sua opinião e colaborar.
O síndico é o responsável por convocar a assembleia de condôminos, providenciar sua realização e guiar a reunião, apresentando os temas a serem discutidos e dando espaço para que todos possam participar ativamente. Cada etapa desse processo contribui para que as decisões sejam tomadas de forma democrática e buscando o melhor para o condomínio.
Este post traz 7 dicas para auxiliar na realização de uma reunião condominial eficiente. Confira!
1. Escolha um local adequado
Quando a assembleia é feita de forma presencial, é imprescindível que haja um local espaçoso e adequado para sua realização, já que se espera que um grande número de pessoas compareça. Entre as áreas comuns do condomínio, o salão de festas costuma ser o ambiente mais indicado.
É importante providenciar os materiais necessários com antecedência, incluindo as diversas informações relativas à prestação de contas. Para basear e informar todas as decisões tomadas. Entre os materiais necessários, incluir desde assentos para todos até recursos multimídia, como um projetor ou televisão para apresentar slides. Vale a pena fazer uma lista para certificar-se de que não está esquecendo de nada.
Caso a reunião condominial seja online, o que já é permitido por lei, você deve definir o ambiente virtual em que isso vai acontecer. É preciso escolher um aplicativo, por exemplo, e entender muito bem como esse recurso funciona antes da data do evento.
2. Tenha uma pauta atrativa
Um fator que afasta muitos condôminos das assembleias é a impressão de que não há nada de muito relevante a ser discutido. Geralmente, devido a experiências passadas, as pessoas acham que vão passar horas apenas assistindo a alguma discussão com muito barulho e sem importância, o que é visto, com certa razão, como uma perda de tempo.
Por isso, você tem que apresentar uma pauta atrativa para convencer os moradores de que vale a pena participar da reunião condominial. Assim, defina os temas de forma clara e evite mais de 4 ou 5 itens na pauta. Desse jeito, as pessoas vão entender que a reunião vai ser objetiva, bastante focada no que realmente interessa.
3. Prepare os slides
Ferramentas visuais ajudam a expor os temas e guiar a reunião condominial com mais eficiência. Além disso, são uma ótima estratégia para prender a atenção dos participantes e fazer com que acompanhem a apresentação dos assuntos, caso se distraiam e percam o fio da meada ao longo do processo.
Então, após definir a pauta, reserve um tempo para preparar os slides da reunião. Esse recurso também vai auxiliar a manter a coerência durante a exposição dos temas, o que é essencial para uma reunião condominial eficiente.
4. Atraia os condôminos
Para conseguir uma grande participação dos condôminos na reunião, o síndico precisa garantir que todos sejam informados. Nesse sentido, o primeiro passo é fazer a convocação formal da assembleia por meio de vários canais de contato, para que, de alguma maneira, a mensagem realmente chegue a todas as pessoas interessadas.
Também vale destacar a importância de deixar as principais informações bem evidentes no material de convocação. São elas a data da reunião condominial, o local e a pauta. Para facilitar ainda mais a participação de todos, tenha o cuidado de não selecionar uma data próxima a feriados, já que muitas pessoas aproveitam essas ocasiões para viajar.
5. Determine o tempo para os debates
Algo que contribui para uma condução eficiente da reunião condominial é determinar, com antecedência, quanto tempo será dedicado à discussão de cada item da pauta e alertar os condôminos sobre esses limites. Dessa forma, fica mais fácil evitar que os debates se alonguem de maneira improdutiva.
Alguns outros alertas também podem ser feitos logo no início para ajudar nesse processo, como a importância de evitar trazer assuntos pessoais para a discussão e de respeitar o momento de cada um falar. Isso é fundamental para uma reunião sem conflitos.
6. Conte com uma mesa de mediadores
Os debates fluem com mais tranquilidade e objetividade quando há pessoas responsáveis por mediar a discussão. O ideal é que sejam escolhidas pelo menos duas, uma com a função de presidente e outra com a de secretário da assembleia.
Além disso, é importante que essas pessoas tenham um histórico de boa convivência com os demais condôminos e conheçam bem a convenção do condomínio e o regimento interno. Essa é uma estratégia para ajudar a manter o grupo sob controle e focado no que realmente importa.
7. Peça a opinião dos condôminos
Uma reunião condominial eficiente precisa da participação de todos para acontecer. Por isso, lembre-se de incentivar que os condôminos compartilhem suas opiniões sobre os temas apresentados. Esse esforço em conjunto faz toda a diferença em tomadas de decisões que realmente refletem as necessidades de todo o grupo.
Por fim, vale lembrar que o encerramento da reunião condominial é o momento de dar início a outras atividades igualmente relevantes. É preciso registrar todas as decisões na ata, inclusive mencionando temas que possam ter sido discutidos mesmo sem estarem na pauta. Esse documento também deve ser encaminhado a todos, desde os moradores até os funcionários.
Com todas essas dicas, mãos à obra! Você já pode começar a organizar a próxima reunião condominial. O cuidado dedicado a cada etapa certamente vai refletir nos resultados, ajudando a manter a convivência saudável entre os condôminos, com as decisões da assembleia sendo tomadas para tornar o condomínio um lugar cada vez melhor de se viver.
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