Se você chegou até este artigo, é provável que já tenha em mente que a prestação de contas do condomínio é uma das responsabilidades mais importantes do síndico. Mas você sabia que essa é também uma obrigatoriedade do cargo? Por lei, esse profissional deve apresentar os resultados e balanços da gestão financeira do empreendimento dentro de uma determinada periodicidade.
Quanto mais transparência na hora de prestar contas aos moradores, mais fácil se torna a sua função. Mas, para isso, é importante utilizar metodologias e ferramentas eficientes e que simplifiquem o trabalho.
Por isso, preparamos este conteúdo para que você veja como melhorar a prestação de contas do condomínio. Continue a leitura para conferir algumas boas práticas sobre o assunto!
Revisite orçamentos anteriores
A organização dos orçamentos é um aspecto crucial para a prestação de contas do condomínio. Seja na auditoria realizada pelo conselho, pelo profissional responsável ou pelos próprios moradores, o fato é que essa questão atrai a atenção de todos os envolvidos.
Se os procedimentos básicos para realizar a cotação de serviços e produtos para os condôminos não forem respeitados, a tendência é que surjam desconfianças a respeito do destino do capital do condomínio.
Sendo assim, uma boa prática para manter a transparência é realizar o orçamento com pelo menos três fornecedores diferentes, pois assim o síndico tem os meios adequados para comprovar que optou pela melhor alternativa, caso algum morador tenha dúvida. Além disso, é importante revisitar o orçamento de gastos e receitas decidido no período inicial da gestão a fim de comparar o que foi realizado até o momento.
Essas informações devem ser apresentadas nas reuniões. Mantenha-as sempre acessíveis quando forem de interesse de algum condômino. Mais adiante, mostraremos qual o tipo de ferramenta que oferece esse tipo de recurso.
Elabore relatórios de orçamento, receitas e despesas
Revisitar o orçamento de gastos e receitas estabelecidos no período inicial da gestão, com a finalidade de fazer uma comparação com o que já foi feito, é uma prática fundamental, como já foi mencionado. A ideia aqui é analisar a diferença dos gastos estabelecidos na fase de planejamento com o que realmente foi feito.
Outro ponto importante é elaborar um relatório de receitas, que deve ser dividido em duas categorias: condôminos inadimplentes e adimplentes. No primeiro, é preciso acrescentar multas por atraso.
Já no caso do relatório de despesas, divida o documento em três partes:
- despesas fixas — seguro do condomínio, custos administrativos, contratos fixos, folha de pagamento de funcionários, entre outros itens que sempre tenham valores mensais aproximados;
- despesas variáveis — manutenções programadas e outros custos do condomínio que variem de um mês para outro;
- despesas extras — consertos extraordinários ou obras.
Lembrando que é importante informar as despesas emergenciais porque, quando aprovadas nas reuniões de prestação de contas do condomínio, é possível agilizar o orçamento da gestão seguinte.
Realize uma auditoria preventiva mensal
Se há uma prática que facilita o trabalho do síndico quando o assunto é prestação de contas do condomínio, é a realização de auditorias preventivas periódicas. Apresentar as informações mensalmente é uma forma de garantir transparência e credibilidade ao empreendimento, em especial em condomínios de grande porte, que realizam diversas compras e contam com uma grande quantidade de prestadores de serviços.
Essas auditorias são fundamentais principalmente quando uma parte dos condôminos tem desconfiança em relação ao uso dos recursos financeiros. Para entender melhor, pense no caso de um gestor que, nos últimos meses, propôs diversas arrecadações extras, porém o empreendimento não apresentou melhorias nem um bom estado de conservação. É comum que os moradores pensem que o dinheiro não está sendo usado como deveria.
Contudo, erros acabam acontecendo, ainda mais quando o síndico utiliza meios obsoletos para fazer a gestão financeira do condomínio, o que pode gerar falta de organização e causar problemas para todos.
Diante da possibilidade de insegurança por parte dos moradores é que a auditoria se mostra uma solução. Ela não deve ser realizada pela administradora do condomínio ou pelo síndico, mas sim por um terceiro, isto é, a auditoria sempre deve ser independente.
Se você tem dúvida sobre o tipo de fraude que uma auditoria pode identificar, veja a seguir algumas das principais:
- inadimplência do condomínio em relação ao INSS e à Receita Federal;
- saques de conta condominial sem justificativa;
- desvio de materiais para uso particular;
- contratação de serviços supérfluos desnecessários;
- ausência de lançamentos de acordos;
- recebimentos de inadimplentes realizados diretamente pela administradora ou pelo síndico;
- uso de notas fiscais falsas (“frias”);
- superfaturamento em serviços ou compras.
Utilize um bom sistema de gestão condominial
A presença da tecnologia como solução para problemas e necessidades corriqueiras tem se tornado cada vez mais comum no decorrer das últimas décadas. Para o síndico, não poderia ser diferente, já que hoje em dia podemos contar com plataformas digitais para gestão condominial.
Nesse tipo de ferramenta, é possível utilizar uma infinidade de recursos que facilitam o trabalho do síndico, inclusive em termos de prestação de contas do condomínio:
- quitação de contas;
- agendamento de manutenções;
- gerenciamento de folhas de pagamento;
- emissão de relatórios periódicos;
- organização de notas fiscais e outros documentos.
Outro ponto interessante é que esse tipo de sistema permite que os moradores tenham acesso a todas as informações relacionadas à maneira como o dinheiro do empreendimento está sendo utilizado — ou seja, muito mais transparência para todos os envolvidos.
Como você pode perceber neste conteúdo, a prestação de contas do condomínio é uma das obrigações mais importantes do síndico, pois exige um alto nível de transparência em relação aos números apresentados aos moradores e deve ser realizada sempre nas assembleias de condomínio. Para isso, é fundamental estabelecer boas práticas de gestão financeira, contar com ferramentas de automação e, sempre que preciso, com o serviço de consultoria de empresas especializadas.
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