A LGPD (sigla que se refere à Lei Geral de Proteção de Dados) para condomínios deve ser aplicada corretamente para evitar consequências e penalidades. E, pode acreditar: é possível que você tenha um problemão caso ignore esse tipo de cuidado.
Para isso, no entanto, é essencial saber o que ela é, como funciona e quais são os pontos que o síndico deve conhecer para conseguir colocar em prática.
Portanto, neste artigo, você verá as principais informações sobre essa legislação para tomar conhecimento daquilo que é mais importante e conseguir aplicá-la da forma correta. Boa leitura!
O que é a LGPD?
Que tal começar pelo começo? Então, vamos lá! LGPD quer dizer Lei Geral de Proteção de Dados, que trata de coleta, tratamento, compartilhamento e armazenamento de dados pessoais.
Essa é uma lei que entrou em vigor no ano de 2020, mas ainda gera muitas dúvidas. De modo geral, ela foi criada para regular as operações que usam dados pessoais, visando proteger informações e dados pessoais, estabelecendo regras e direitos que devem ser observados.
Logo no início da vigência da lei surgiram dúvidas e controvérsias se ela se aplicava ou não aos condomínios. Todavia, sabemos que os condomínios lidam com dados pessoais como nome completo, CPF, RG, endereço, fotos e até mesmo dados biométricos (dados sensíveis), e assim se enquadram na categoria de agentes de tratamento de dados e portanto sujeitos a lei.
Com a edição da Resolução CD/ANPD nº 2 em 27 de janeiro de 2022, pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, ficou expresso que condomínios são considerados para os fins da LGPD, mas são considerados como agentes de tratamento de pequeno porte, com algumas flexibilizações da aplicação da lei.
Como funciona?
A LGPD estabelece normas que devem ser seguidas quando se faz uso de dados pessoais.
Nesse sentido, o condomínio precisa observar alguns requisitos:
Finalidade – coletar dados para fins legítimos, claros e informar ao dono dos dados.
Base legal – Na maioria das vezes os dados coletados são para cumprir obrigações legais, então sempre respeitar e verificar se tem base legal para fazer a exigência do dado pessoal.
Transparência e informação – Informar aos titulares dos dados (moradores, visitantes) como e por que seus dados são coletados.
Segurança – Proteger os dados coletados e armazenados contra vazamentos ou acessos indevidos.
Retenção mínima – Guardar dados só pelo tempo necessário.
Qual é a importância da LGDP nos condomínios?
No cenário de um condomínio, a importância da LGDP é enorme, pois é um ambiente em que muitos dados precisam ser coletados, armazenados e processados.
Um exemplo disso é quando um visitante se apresenta na portaria. Para entrar, ele precisa fornecer seus dados pessoais, além de, muitas vezes, foto e biometria.
Dessa forma, o síndico deve estar sempre atento a como esses dados estão sendo tratados, independentemente se pelos funcionários do próprio condomínio ou pela empresa.
O que o síndico precisa saber sobre a LGPD?
Para o síndico de um condomínio, a LGPD é importante porque o condomínio lida diariamente com dados de moradores, visitantes, funcionários e prestadores de serviço.
Esses dados podem ser simples, como nome e telefone, ou mais sensíveis, como imagens das câmeras de segurança e biometria facial ou digital. A LGPD exige que o síndico garanta que essas informações sejam usadas apenas para as finalidades necessárias, com rígido controle de quem tem acesso a esses dados, armazenamento com segurança, evitando qualquer uso indevido.
O síndico também deve cuidar para que os dados fiquem protegidos contra vazamentos, acessos não autorizados ou perda. Isso significa organizar melhor os arquivos físicos e digitais, limitar quem tem acesso às informações e, quando possível, contar com sistemas seguros para armazenamento.
Outro ponto essencial é a transparência. Os moradores precisam saber por que os dados estão sendo coletados, onde serão guardados e por quanto tempo. Além disso, qualquer pessoa pode solicitar a atualização ou exclusão de seus dados, quando não for legítima sua manutenção.
Como aplicar a LGPD para condomínios?
Saber como aplicar a LGPD para condomínios é tão importante quanto compreender como ela funciona e para que serve. Nesse sentido, inúmeros pontos devem ser de conhecimento do síndico, conforme será abordado a seguir.
Confira!
Coletar o necessário
Um dos pontos mais essenciais que o síndico deve ater-se é em saber que apenas os dados que forem necessários podem ser coletados. Dentro disso, no caso de visitantes, por exemplo, dados pessoais necessários de identificação podem ser obtidos, não mais do que isso.
Conhecer a finalidade
Outro ponto fundamental é que a finalidade deve ser informada à pessoa que está fornecendo seus dados. Nesse sentido, ela tem direito de saber para que o dado está sendo coletado, como será armazenado e demais detalhes.
Observar como os dados são armazenados
O síndico também deve prestar atenção a como os dados coletados são compartilhados com terceiros. Apenas os porteiros, síndicos e zeladores têm acesso a eles? Ou são compartilhados com alguma empresa? Se sim, precisa verificar se existem medidas de segurança e estar certo que os dados não serão vazados.
Observar como os dados são compartilhados
O síndico também deve prestar atenção a como os dados coletados são compartilhados com terceiros. Apenas os porteiros, síndicos e zeladores têm acesso a eles? Ou são compartilhados com alguma empresa? Se sim, a finalidade deve ser clara e necessária.
Treinar os funcionários
Além do síndico, todos que possuem acesso aos dados, como funcionários e terceirizados do condomínio, devem ter conhecimento da LGPD e saber das suas responsabilidades e dever de guarda e sigilo dos referidos dados. Por isso, fazer treinamentos é fundamental, até mesmo para que eles saibam como abordar e explicar a política do condomínio para os visitantes e moradores.
Verificar contratos
Mais um ponto-chave para a aplicação da LGPD no condomínio é em relação aos contratos de terceirizadas. Aqueles contratos já existentes devem ser alterados para que tragam cláusulas que estabeleçam regras e normas sobre os dados pessoais dos condôminos que a empresa vier a ter acesso, assim como dados de funcionários da empresa, que o condomínio venha ter acesso.
Além disso, novos contratos já devem ser feitos no formato correto. Isso significa, entre outras providências, que eles devem prever a autorização para a coleta de dados e tratamentos, em geral, até mesmo para profissionais que trabalham no condomínio.
Como comunicar a LGPD aos moradores?
Um pouco antes, falamos sobre a importância da transparência no que diz respeito à LGPD. Certo? Agora, é hora de falarmos mais sobre isso!
Explique de forma simples o que é a LGPD
Para começar, use uma linguagem clara e acessível. Nem todos os moradores conhecem a Lei Geral de Proteção de Dados, então explique que ela serve para proteger informações pessoais, como nomes, documentos, telefones, registros de acesso e até imagens das câmeras de segurança.
Deixe claro que o objetivo é garantir mais segurança e transparência no uso desses dados dentro do condomínio!
Mostre como o condomínio trata os dados
É importante que os moradores saibam quais informações são coletadas, para que finalidade e por quanto tempo são armazenadas. Explique, por exemplo, que os dados são usados para controle de acesso, comunicação de avisos e segurança patrimonial. Se houver empresas terceirizadas, como portaria remota ou administradora, informe que elas também seguem as regras da LGPD.
Divulgue a política de privacidade
Prepare um documento simples, com linguagem objetiva, explicando as práticas do condomínio em relação à proteção de dados. Essa política deve ser levada a conhecimento da assembleias, para aprovação e depois divulgada a todos e sempre que chegar um novo morador. Assim, todos terão clareza sobre como as informações são protegidas.
Crie canais para dúvidas e solicitações
Os moradores precisam saber a quem recorrer caso queiram atualizar, corrigir ou excluir seus dados. O ideal é indicar um canal de contato, como um e-mail ou telefone da administração, para facilitar essa comunicação.
Use reuniões e avisos para reforçar o tema
Aproveite assembleias, murais e comunicados digitais para lembrar os moradores sobre a importância da LGPD. Reforçar a mensagem periodicamente ajuda a criar um ambiente de confiança e transparência.
Quais as consequências de não se adequar à LGPD?
Não se adequar à LGPD pode trazer consequências sérias para o condomínio e para o síndico. Veja as principais a seguir!
Multas e penalidades financeiras
A Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) pode aplicar multas, que estão previstas na LGPD, e podem ser bem pesadas. Além do condomínio ser obrigado a se adequar e atender as diretrizes da lei.
Processos judiciais
Moradores, visitantes ou funcionários que tiverem seus dados usados de forma indevida podem entrar com ações na Justiça. Isso pode gerar indenizações por danos morais e materiais, aumentando os custos e desgastes para o condomínio.
Perda de confiança dos moradores
Quando há vazamentos de dados, como imagens de câmeras ou informações pessoais, os moradores podem perder a confiança na gestão do síndico. Isso prejudica a convivência e a credibilidade da administração. E você sabe: quando se perde isso… é difícil recuperar.
Fiscalização e advertências
Antes mesmo da multa, a ANPD pode aplicar advertências, exigir mudanças e até suspender o funcionamento de sistemas que utilizem dados de forma irregular, como cadastros e controles de acesso.
Exposição negativa da imagem do condomínio
Um incidente de vazamento de dados ou descumprimento da lei pode gerar uma repercussão negativa, manchando a reputação do condomínio e dificultando negociações com prestadores de serviço.
Ou seja, fingir que a LGPD não existe traz riscos financeiros, jurídicos e de imagem. Por isso, o síndico deve adotar medidas para proteger os dados e garantir transparência no uso das informações. Fique de olho!
Para facilitar, contar com auxílio profissional pode ser sempre uma boa saída, já que a temática ainda é recente e costuma causar inseguranças e dúvidas. Assim, o mais importante é entender bem a LGPD para condomínios e aplicá-la em tudo que couber no seu, evitando qualquer tipo de problema futuro.
Compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais e ajude a levar informação a muitas outras pessoas!
