Como síndico, certamente você se preocupa em proporcionar o maior conforto possível aos condôminos. Para que isso aconteça, é preciso tomar uma série de medidas que ajudem a prever problemas e, quando necessário, agir rapidamente para solucioná-los.
Por meio de uma gestão de equipe eficiente, esses processos se tornam muito mais tranquilos. Afinal, o bom trabalho em conjunto com os funcionários faz toda a diferença na qualidade dos resultados. Na prática, entretanto, gerir pessoas costuma ser um desafio para a maioria dos síndicos.
Pensando nisso, selecionamos 7 dicas imperdíveis para que a gestão de equipe do seu condomínio seja um grande sucesso. Boa leitura!
1. Melhore o processo de recrutamento
Em primeiro lugar, você precisa formar um time que reúna as pessoas ideais para lidar com toda a rotina do condomínio. Isso significa que as etapas de seleção e recrutamento de funcionários merecem uma atenção especial.
Acredite: é bem melhor reservar um tempo maior para garantir que está ao lado de colaboradores preparados para exercer as funções relacionadas a seus respectivos cargos. Além de habilidades técnicas, lembre-se também de avaliar o comportamento, interesse e postura de cada candidato.
Por essas razões, dedique algumas semanas para realizar entrevistas individuais, fazer anotações e comparações entre os perfis que mais chamaram sua atenção.
2. Trace estratégias de melhoria da comunicação
Outro ponto que você deve observar diz respeito à qualidade da comunicação com os colaboradores. Por melhores que sejam em suas áreas, os profissionais necessitam de um canal aberto para dialogar com o síndico.
Nesse sentido, promova a realização de encontros regulares com toda a equipe para que todo mundo se sinta à vontade para expor eventuais dificuldades e propostas de melhorias. Desse modo, você abre espaço para se inteirar a respeito das demandas até então desconhecidas.
A partir dessa ação, você demonstra que está à disposição da equipe e ainda valoriza a contribuição individual de todos para o sucesso da gestão. Por sinal, essas reuniões também são uma ótima forma de construir estratégias em conjunto com os funcionários.
3. Invista em treinamento
Como comentamos no início, saber como encontrar os colaboradores mais aptos para trabalhar no condomínio é algo indispensável. No entanto, tenha em vista que investir em treinamento é igualmente imprescindível.
Basta ter em mente que sempre é possível melhorar aquilo que já é bom ou ótimo. Da mesma maneira, é preciso habilitar os funcionários com relação a novas competências, a fim de que eles possam aprimorar o desempenho profissional e pessoal durante as atividades do condomínio.
4. Tenha transparência
Desde a divulgação das tarefas associadas às vagas de trabalho no condomínio ao gerenciamento diário da unidade, você deve manter um grau máximo de transparência. No primeiro caso, isso acontece por meio do maior detalhamento possível daquilo que se espera de cada colaborador.
Com relação ao dia a dia da gestão de equipe, é responsabilidade do síndico não apenas detalhar as demandas mais urgentes como explicar quais são os objetivos a serem alcançados. Embora pareça algo simples, essa atitude ajuda a melhorar o desempenho dos colaboradores, pois amplia o foco e coloca a equipe em sincronia.
5. Gerencie as rotinas de trabalho
A fim de que o trabalho interno flua, os funcionários precisam conhecer sua rotina de trabalho. Quaisquer alterações de última hora devem ser comunicadas com antecedência. O intuito é fazer com que cada profissional tenha tempo hábil para se preparar adequadamente para suprir determinada demanda.
Algo relativamente comum em condomínios, por exemplo, consiste na necessidade de substituição temporária de funcionários na portaria. Às vezes, ocorre somente algum atraso durante a troca de turno, o que pode causar transtornos para quem está no posto e precisa esperar pela chegada do colega.
Essas e outras situações semelhantes compõem a gestão de equipe efetuada pelo síndico e requerem um bom planejamento. Na prática, o ideal é que as pessoas do time evitem improvisos e saibam exatamente o que fazer diante de imprevistos.
6. Conte com a ajuda da tecnologia
Com tanta atividade a ser feita pelo síndico, é natural que o sucesso da sua gestão dependa do auxílio e colaboração dos funcionários do condomínio. Felizmente, as inovações tecnológicas também facilitam bastante a administração de boa parte das tarefas.
A partir do momento que a gestão passa a ser amparada pela digitalização de processos, tudo tende a ficar mais ágil, econômico e efetivo. Em ambiente digital, você consegue, por exemplo, criar um histórico das atas de assembleias de fácil e rápido acesso.
Outra vantagem é a visão panorâmica de toda a administração do condomínio. Imagine a possibilidade de ter pleno controle sobre contratos de prestação de serviços e controle de ponto de entrada e saída de funcionários.
A tecnologia também é uma grande aliada na hora de acompanhar o andamento do cronograma das atividades de manutenções preventivas ou corretivas. De acordo com a atualização dos funcionários, é possível, por exemplo, ficar por dentro da conclusão das atividades diárias previstas e de eventuais atrasos.
7. Avalie o desempenho dos colaboradores
Finalmente, também é essencial utilizar mecanismos eficazes de avaliação de desempenho individual e coletivo. O objetivo consiste em destacar quais são os acertos e em pontuar o que precisa melhorar.
No último caso, seja específico quanto aos problemas e abra espaço para ouvir o colaborador. Em conjunto, tentem chegar a algumas alternativas. Nos episódios mais sérios, reforce qual é o resultado esperado pela gestão do condomínio.
Nesses momentos, independentemente do método utilizado, lembre-se de tomar o cuidado de seguir um princípio básico sobre o assunto: “elogiar em público, criticar negativamente em particular”.
Dessa forma, você se previne contra possíveis constrangimentos e, ao mesmo tempo, mantém a confiança do funcionário no seu trabalho de gestão de equipe, o que consequentemente o deixa mais motivado.
Para aumentar ainda mais o grau de motivação do time, sempre priorize as ações bem executadas ao invés de salientar aquelas que foram mal sucedidas.
A gestão de pessoas sempre envolve inúmeros desafios. Acima, você conferiu 7 dicas para que sua gestão de equipe seja um sucesso e, assim, cumpra com alguns de seus deveres de síndico. Existem, é claro, diversas outras práticas importantes e que fazem a diferença na hora de gerir funcionários.
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