A gestão de condomínio consiste em um processo cuja finalidade é administrar com sabedoria um complexo residencial, formado por apartamentos ou casas. Hoje, existem também condomínios de estabelecimentos comerciais.
Uma análise rápida permite que identifiquemos em quais pilares a gestão condominial se apoia, como comunicação, gestão financeira, tecnologia e gestão jurídica.
Confira, no texto abaixo, algumas dicas valiosas para otimizar a administração de condomínio. Elas vão ajudar a manter a ordem e a tranquilidade entre os moradores!
Qual é a importância da gestão de condomínio?
Existem leis que regulamentam a gestão de condomínio, sendo as principais a Lei nº 4.591/1954 (atualizada pela Lei nº 10.9331/2004) e o Código Civil. É uma atividade que responde por diferentes responsabilidades jurídicas e financeiras.
O condomínio consiste em um ou mais edifícios residenciais, formados por partes comuns, como garagens, salões de festas, academias, piscinas, jardins, corredores, teto e assim por diante. Tudo requer administração adequada.
É fundamental definir regulamentos de usos de áreas comuns, sendo que cada unidade deve ajudar a assumir as despesas, ainda que a área comum não seja usada.
É preciso que exista um sistema que vincule as unidades autônomas por uma fração de rateio equivalente a cada apartamento. Essa fração fundamenta a participação nas deliberações do condomínio e no rateio das despesas.
Entre as responsabilidades administrativas em um condomínio, podemos citar: gestão de contas, cobrança de moradores inadimplentes, cuidados com a segurança das áreas comuns, mediação de conflitos, zelo pelo patrimônio e muitas outras.
Como melhorar a gestão de condomínio?
Vejamos agora algumas dicas para efetivar uma gestão de condomínio eficiente. São orientações que serão o diferencial para uma administração mais objetiva e que satisfaz os condôminos.
1. Faça um bom planejamento
Como em tudo que fazemos, o planejamento é o primeiro passo para realizar uma boa gestão de condomínio. É necessário respeitar o bem comum para construir a imagem de um bom administrador. Os recursos materiais que o condomínio ganha resultam do esforço dos próprios condôminos, sendo entregues à gestão em troca da prestação de serviços.
Assim, zelar pelo funcionamento adequado do dinheiro, realizar um bom investimento, saber poupar e manter controle sobre o planejamento anual do condomínio são iniciativas fundamentais.
Definir modos de utilização de recursos é significativo para que todos os moradores compreendam como o dinheiro é empregado: taxas de condomínio, folha de pagamentos dos fornecedores e outros.
2. Organize as atividades
Outra dica é organizar as atividades conforme alguma metodologia para priorizar os projetos. Uma boa metodologia é a chamada GUT, iniciais de gravidade, urgência e tendência. Cada inicial possibilita a ordenação das metas em critérios que recebem uma pontuação de 1 a 5. Aquelas que alcançarem os maiores pontos chegam ao topo das prioridades.
Um organograma visual contribui para elaborar recursos e ações para atingir os objetivos. Consideremos que o condomínio precisa de um sistema automatizado de gestão. Para isso, é preciso seguir algumas etapas:
- obter a aprovação da maioria dos moradores em uma assembleia;
- arrecadar fundos;
- selecionar a empresa para desenvolver o sistema.
3. Reúna a documentação necessária
Há uma série de documentos que o condomínio deve guardar para garantir uma melhor gestão e se preparar para visitas fiscais. A convenção e o regulamento são os mais importantes, mas existem outros, como:
- CNPJ, pois o condomínio funciona como uma empresa;
- AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros);
- seguro das edificações;
- PPRA (Programa de Prevenções de Riscos Ambientais);
- brigada de incêndio;
- plantas do condomínio;
- medição ôhmica do para-raios;
- cadastro dos condôminos;
- cópia da primeira ata de instalação do condomínio;
- pasta de contratos arquivados;
- livro de atas;
- pasta de prestação de contas.
4. Controle as finanças
A parte financeira representa os cuidados com o dinheiro, envolvendo as contas a pagar, que devem ficar em dia. Há sempre contas importantes que devem ser consideradas:
- energia elétrica;
- gás;
- água;
- manutenções;
- funcionários (faxineiros, porteiros, zelador, jardineiro);
- serviços contratados (segurança, reparos, pintura).
Despesas mensais podem ser pagas por débito em conta. Para que tudo permaneça em ordem, uma dica é usar uma planilha de controle financeiro ou softwares de administração.
A administração precisa ficar atenta à movimentação das contas em banco. O administrador deve conferir todos os créditos e os débitos. Tudo que entra e sai deve ser registrado devidamente.
Outro ponto a considerar é o cuidado com o fundo de reserva. Ele é o dinheiro reservado para emergências, para situações inesperadas que podem ocorrer.
5. Gerencie a equipe
Enquanto alguns serviços são desenvolvidos por profissionais terceirizados, outros são realizados por funcionários do próprio condomínio.
Além de cuidar dos aspectos burocráticos, a gestão de condomínios envolve a liderança de equipes. Devemos lembrar que o líder deve escutar, delegar tarefas, instruir sobre a realização de serviços, aconselhar, elogiar e criticar quando necessário.
6. Melhore a comunicação
O administrador deve ampliar os meios de interação. Hoje, não é mais necessário esperar por reuniões para solucionar problemas do condomínio. Isso porque é possível usar e-mails, chats, rede social interna e mensagens instantâneas.
Usando esses recursos, o gestor identifica mais rapidamente as demandas dos condôminos, podendo aplicar as providências requeridas.
7. Conheça a legislação pertinente
Para administrar o condomínio, é fundamental conhecer toda a legislação que trata dos serviços prestados por esse profissional.
O conhecimento da legislação garante que o gestor não cometerá nenhuma irregularidade e que não entrará em choque com o município, o estado ou a União.
8. Use tecnologia
A utilização da tecnologia gera economia de recursos em curto e longo prazo. Desse modo, é possível promover melhorias na relação com funcionários e condôminos.
Com as ferramentas tecnológicas modernas, o administrador dispõe de mais tempo para se dedicar a atividades mais estratégicas e a necessidades prioritárias que garantem o melhor funcionamento do local.
Os sistemas de gestão ajudam no aumento da produtividade e melhoram a agilidade e a mobilidade na rotina dos profissionais que gerenciam as atividades condominiais.
Como a tecnologia pode ajudar?
Na hora de escolher um bom sistema para gerenciar condomínios, é importante considerar alguns critérios. Assim, você seleciona o produto ideal, que satisfaz as necessidades do ambiente e oferece o melhor custo-benefício. Veja alguns pontos que podem ser observados:
- funcionalidades para o usuário final: acesso a informações financeiras minuciosas, registro de ocorrências, cadastramento de veículos e de animais, emissão de segunda via de boleto, detalhes sobre os custos da cota e outras;
- funcionalidades para o gestor: cota condominial mensal, painel central, gestão de cobranças, negociação de débitos, previsão orçamentária e títulos a pagar.
A gestão de condomínio, se for feita da maneira correta, promove melhorias na economia do local e no relacionamento entre a administração e os moradores, bem como entre os condôminos entre si.
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