A prestação de contas do condomínio consiste na apresentação de relatório com todas as informações e dados a respeito das transações financeiras realizadas em determinado período. Sendo que essa documentação precisa apresentar dados detalhados das receitas e das despesas.
É importante destacar a necessidade de mostrar toda a documentação original, já que ela certificará todos os gastos internos. Dessa forma, a principal finalidade da prestação de contas é deixar claro para os moradores de onde vêm as receitas e quais são os custos. A responsabilidade dessa tarefa fica a cargo do síndico durante a realização da assembleia geral.
Síndico, continue a leitura e aprenda a fazer a prestação de contas do seu condomínio!
Reúna toda a documentação necessária
A primeira etapa da prestação de contas é o levantamento de todos os documentos necessários para a criação dos relatórios de entradas e saídas do condomínio. Para isso, é preciso que você tenha registrados as seguintes informações:
- receitas e despesas ao longo do ano, separadas por mês;
- saldo financeiro ou extrato da conta do local;
- possível situação de inadimplência;
- certidões negativas relacionados à Receita Federal e ao FGTS;
- custos com reformas ou manutenção.
Realize uma auditoria
A realização de auditoria é uma forma de realizar uma prestação de contas transparente. A sua periodicidade vai de acordo com as necessidades do local. Elas são fundamentais quando existe desconfiança por parte dos moradores, visto que às vezes eles podem pensar que a arrecadação está sendo desviada.
Diante de possíveis inseguranças, a melhor forma de acabar com essa situação é por meio de boas auditorias para deixar claro tudo que acontece dentro do local e como o dinheiro está sendo aplicado.
Saiba que com uma auditoria é possível conhecer saques da conta condominial sem razão, utilização de notas fiscais falsas, ausência de lançamentos de acordo, contratação de serviços desnecessários, inadimplência e outras possíveis irregularidades.
Crie e análise relatório
É essencial que não exista acusações a respeito do seu trabalho, pois isso pode afetar o condomínio como um todo. A utilização de relatórios é uma forma eficiente de garantir toda a transparência na prestação de contas.
Nesse contexto, é válido frisar que elas são usadas para informar os moradores a respeito dos gastos mensais, obras, serviços e produtos necessários para o ambiente. Esses relatórios podem ser enviados por e-mail, inseridos na plataforma do condomínio ou entregues durante uma assembleia.
Esse tipo de comunicação é primordial e adequada para fortalecer a sua relação com os moradores. Porém, é necessário que você realize isso com frequência, essa estratégia precisa ser um hábito para conseguir alcançar uma boa gestão. Logo, busque criar relatórios mensalmente. Isso evita o acúmulo de informações e facilita todo o trabalho.
Convoque assembleias
A efetiva participação dos moradores na gestão condominial é de grande importância para o seu desenvolvimento. Ela proporciona várias vantagens para todas as partes, especialmente durante a prestação de contas do síndico.
Isso acontece porque todas as contas acabam sendo mostradas em grupo e cada um pode opinar a respeito das necessidades do local. As assembleias precisam ocorrer mensalmente, sendo que você precisa estar presente para confirmar todos os gastos e esclarecer possíveis dúvidas que possam aparecer. A realização de assembleias é uma ótima maneira de todos ficarem por dentro de tudo que acontece no local onde mora.
Faça cotações e orçamentos
É obrigação do síndico sempre realizar cotação para adquirir determinado produto ou serviço. Essa é uma ação de boa gestão e, quando isso não ocorre, pode provocar desconfiança entre os moradores. Dessa maneira, o indicado é sempre solicitar orçamentos de pelo menos três fornecedores de empresas diferentes para qualquer compra de produto ou serviço.
Utilize um sistema de gestão
Uma ferramenta que passou a ser muito recorrente em condomínios foi os sites. Muitos deles fazem uso de plataformas digitais para se comunicarem com os residentes e ainda disponibilizam todas as contas do mês. Assim, eles ficam sabendo a maneira que todo o dinheiro foi usado.
Um software administrativo para condomínio é capaz de gerenciar todos os pontos financeiros. Dessa forma, é uma ótima ferramenta de comunicação com os moradores, uma vez que você pode colocar um só lugar todos os documentos relacionados com as despesas.
Seja acessível
Para que os moradores consigam ficar por dentro de todas as despesas e receitas do local, eles precisam ter acesso aos arquivos da prestação de contas do condomínio. Por isso, é preciso que o síndico seja acessível. Assim, é preciso que você estabeleça quais os dias e horários que poderá atender os condôminos ou qual o canal que pode realizar um atendimento mais específico.
Esse ponto precisa ser determinado, uma vez que você não pode ficar à disposição do condomínio 24 horas, devido a suas obrigações e deveres pessoais. Mas é fundamental buscar um meio de manter uma comunicação efetiva com os moradores.
Não esqueça de que os moradores precisam analisar os documentos em sua frente, sendo proibido levá-los para casa. Em caso de dúvidas, você pode buscar solucionar, o gestor precisa conseguir resolver todos os pontos e dúvidas que aparecerem durante essa obrigação.
Caso você não consiga esclarecer algum ponto inserido nos documentos, seja claro com a pessoa e peça um prazo para entender de onde surgiu. Entretanto, o indicado é que você conheça todas as despesas do local, para que os residentes tenham credibilidade em seu serviço.
Portanto, para que a prestação de contas seja muito satisfatória, é necessário que pequenos erros e falhas sejam evitadas durante o processo. Por exemplo, a falta de reuniões afeta os esclarecimentos para os moradores, além de prejudicar o seu trabalho e reputação no local. Sempre busque registrar tudo, qualquer erro pode gerar desconfiança.
A prestação de contas do condomínio deve ser uma tarefa bem-feita, visto que contribui para o desenvolvimento do local. A Guarida pode ajudar você durante esse momento, pois é uma empresa capaz de auxiliar em diversos pontos na gestão condominial.
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