gestão financeira de condomínios é o processo de gerenciamento e controle de finanças ligado à elaboração e execução do orçamento, gestão dos pagamentos de despesas e recebimentos de receitas, além da análise e do controle de fluxo de caixa.
Todos esses procedimentos são fundamentais para garantir a saúde financeira do condomínio, assegurando que os recursos sejam utilizados de forma eficiente e equilibrada. Desse modo, é possível evitar certos problemas, como a inadimplência ou subutilização de recursos.
Não à toa, saber como administrar os recursos financeiros disponíveis é um dos principais deveres do síndico. Afinal, é de sua responsabilidade manter o fluxo de caixa em dia e realizar as iniciativas acordadas nas assembleias.
Mas como efetuar uma boa gestão financeira de condomínio? Fique com a gente e confira algumas dicas imperdíveis sobre o assunto!
Organize as finanças
A primeira medida a ser tomada refere-se à atual situação do fluxo de caixa do condomínio. Nesse sentido, é importante verificar a eventual existência de dívidas e, em caso positivo, se há um plano para quitação dos valores.
O intuito, nesse primeiro momento, consiste em confirmar se as receitas têm sido suficientes para cobrir as despesas. Ao mesmo tempo, você deve projetar o fluxo de caixa, a fim de analisar a manutenção desse equilíbrio ao longo dos próximos meses ou semestres. Observe que tudo isso deve estar alinhado com a gestão de riscos condominiais.
Enquanto passa a ter uma visão panorâmica da realidade financeira do condomínio, você tem mais condições de enxergar quais são as prioridades. Assim, fica mais fácil planejar as ações necessárias com bastante antecedência, o que proporciona mais tranquilidade ao longo do trabalho de gestão.
Crie e mantenha um fundo de reserva
Com a criação de um fundo de reserva, você fica bem mais preparado para lidar com situações emergenciais, como consertos de última hora, ou imprevistos, como atrasos de pagamento dos condôminos que extrapolam o limite aceitável. Portanto, trata-se de uma maneira de diminuir o risco de falta de recursos essenciais para a conservação do local.
Para criar um fundo de reserva, basta seguir algumas etapas, como:
- definir o valor – recomenda-se que esse valor seja de, pelo menos, 10% das despesas mensais do condomínio;
- estabelecer as regras de uso – é importante acordar com os condôminos quais serão as finalidades do fundo;
- realizar os depósitos – a programação dos depósitos deve seguir à risca a periodicidade e os valores determinados em assembleia;
- aplicação dos recursos – para minimizar riscos, reservas de emergência requerem aportes financeiros em investimentos rentáveis e, sobretudo, seguros. Dessa forma, é possível proteger o condomínio de certas oscilações do mercado. Basicamente, busque opções com boa rentabilidade, liquidez imediata e baixo risco operacional.
Mas, fique tranquilo! Se não foi possível realizar um fundo de reserva a tempo, você pode contar com soluções financeiras que auxiliem a resolver essas situações emergenciais.
Controle os gastos
Para controlar as despesas, respeite os limites orçamentários. Sabemos, entretanto, que, em virtude de crises econômicas, essa tarefa tende a ser mais complicada. Então, você também deve procurar por novas formas de reduzir as despesas do condomínio.
Assim, analise o custo-benefício antes de contratar serviços ou realizar reformas. É preciso avaliar se o investimento vale a pena e se o condomínio possui recursos suficientes para arcar com os custos. Para tanto, certifique-se de tomar decisões sempre com base em três ou quatro orçamentos.
Promover a eficiência energética e hídrica do condomínio também diminui os gastos. Para isso, vale a pena providenciar itens e sistemas mais econômicos, como lâmpadas LED, sensores de presença e mecanismos que possibilitem o reaproveitamento da água para a limpeza de pátios. Simultaneamente, é essencial conscientizar os moradores sobre o uso moderado e racional da energia elétrica e da água.
Ao investir em manutenção preventiva, você reduz a frequência de reparos emergenciais caros e, muitas vezes, paliativos. Por isso, é igualmente primordial realizar a inspeção predial de maneira regular.
Monitore a inadimplência
A inadimplência de condomínio é um dos itens mais delicados da gestão condominial. Para manter esse índice sob controle, algumas medidas são indispensáveis. A primeira delas se refere à certificação de que os boletos estão chegando aos condôminos com antecedência, ou seja, com, no mínimo, alguns dias antes do vencimento.
Preferencialmente, convença-os sobre a possibilidade de receber a cobrança via e-mail. O envio de lembretes via SMS ou mensagens por WhatsApp (ou outro aplicativo semelhante, como o Telegram) alguns dias antes do vencimento também reduz a probabilidade de esquecimentos.
Para os casos que envolvam dois ou mais meses de atraso, é preciso saber como negociar as dívidas. Aqui, estude a situação e ofereça alternativas de parcelamento ou, se possível, descontos para pagamento à vista.
Lembre-se também de comunicar, com o tom adequado, a respeito das medidas cabíveis, a serem tomadas em decorrência do não pagamento, como protestos em cartório. Em último caso, notifique judicialmente os inadimplentes para regularizarem as pendências.
Atualize os demais condôminos quanto à taxa de inadimplência por meio de relatórios baseados nos últimos meses. Assim, você respalda pedidos de aprovação para a efetivação de medidas voltadas a solucionar o problema.
Por fim, a contratação de um serviço financeiro de Receita Garantida auxiliará na manutenção de 100% da arrecadação do condomínio, contribuindo para uma melhora significativa na gestão financeira, independente da inadimplência.
Faça auditorias periodicamente
Finalmente, as auditorias periódicas são imprescindíveis por vários motivos. Com relação à gestão das finanças do condomínio, as análises ajudam a detectar falhas e inconsistências financeiras. Além de fortalecer o caráter de transparência da administração, o processo estabelece conformidade com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
Soma-se a isso que o parecer das auditorias indica quais são as áreas em que o condomínio pode melhorar sua eficiência operacional e reduzir custos. Trata-se, portanto, de um mecanismo que qualifica o gerenciamento do síndico, uma vez que comprova a eficácia do modelo de administração adotado em questão.
Como você pôde ver, o gerenciamento das finanças do condomínio depende da concretização de um amplo conjunto de ações. Todas elas são decisivas para controlar as despesas, planejar o orçamento, reduzir o risco de fraudes e manter plena transparência quanto aos procedimentos implantados.
Na prática, as medidas apresentadas proporcionam uma gestão financeira de condomínio eficaz, ou seja, de forma responsável e pronta para lidar com surpresas desagradáveis. No entanto, sabemos que o processo tende a ser complicado. A boa notícia é que você não precisa fazer tudo sozinho.
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