Guia prático da administração de condomínios

Com toda certeza, uma das maiores preocupações do síndico é saber como a administração de condomínios pode ser otimizada. Por isso, muitos cogitam a possibilidade de terceirizar esses serviços. É bastante comum que o síndico não saiba exatamente por onde começar a procurar empresas de confiança para exercer a função de administradora de condomínio, tampouco quais são os critérios que deverá utilizar nessa busca.

Por isso, vamos apresentar um guia prático da administração de condomínios para lhe ajudar nessa tomada de decisão tão importante para o síndico. Tenha uma boa leitura!

Qual é a importância da boa administração de condomínios

A gestão profissional de condomínios envolve uma série de fatores fundamentais para que a maioria das decisões tomadas seja assertiva e alcance o objetivo comum de beneficiar todos os condôminos. Desempenhar uma boa administração pode ser bastante desafiador, uma vez que o síndico precisa assumir a responsabilidade de tudo que ocorre nas dependências do condomínio. Desde os aspectos mais triviais, como manutenção de elevadores e folha de pagamento de funcionários, até questões mais complexas, como cobranças de inadimplentes e questões tributárias, tudo fica ao encargo dele.

Em função da diversidade de fatos que podem acontecer em um único dia dentro de um condomínio, é indispensável que o síndico esteja totalmente preparado para lidar com essas responsabilidades da melhor maneira possível. E, além disso, é preciso que ele saiba lidar com as situações, não apenas à medida que elas ocorrem. Ao contrário, é imprescindível que o síndico tenha a capacidade de se antecipar aos problemas, a fim de sempre agir de maneira preventiva.

Contudo, quando analisamos todas as questões envolvidas nessa gestão, é muito fácil concluir que uma das maneiras mais simples de otimizar a administração do condomínio é por meio da contratação de uma administradora. Ela pode oferecer o suporte e as orientações que o síndico necessita.

Como funciona uma gestão profissional de condomínios

O primeiro aspecto que precisa ser esclarecido é que a contratação de uma administradora de condomínios não exime o síndico das responsabilidades para as quais ele foi eleito.

Papel do síndico

Na prática, ele continua a exercer a gestão do condomínio, porém com o suporte profissional e o respaldo técnico da administradora. Ou seja, é uma administração partilhada, na qual ambos os envolvidos passam a agir de comum acordo. Dessa forma, o síndico vai supervisionar o trabalho desempenhado pela administradora, conferindo as informações prestadas e conversando acerca das tomadas de decisão que se fizerem necessárias.

Papel da administradora

A administradora surge com a função de cuidar dos assuntos burocráticos, relacionados com a legislação trabalhista, tributária e fiscal, e de muitos outros serviços. Uma administradora de ponta, atualmente, oferece benefícios — que falaremos mais adiante — que vão além desses temas, interferindo diretamente na qualidade de vida do síndico e dos condôminos.

Aspectos legais

Deve ser realizado um contrato entre as partes, que expresse claramente se a gestão será totalmente terceirizada ou compartilhada entre síndico e administradora. Vale dizer que a decisão a respeito da contratação precisa ser submetida à votação, em assembleia, de “pelo menos metade dos condôminos em primeira chamada e, em segunda, a maioria dos votos dos presentes” — conforme estipula o art. 1348, parágrafos 2º, do Código Civil.

Quais são as vantagens da administração de condomínios

Uma questão que merece destaque é que, com a contratação de uma administradora, o síndico passa a ter mais tempo para estreitar seus laços com os moradores, se aproximar da equipe de colaboradores e detectar possíveis falhas. Além disso, tem mais disponibilidade para buscar melhorias gerais para as instalações do condomínio. Mas as vantagens não param por aí. Por isso, listamos alguns dos principais benefícios que estão relacionados à contratação de uma administradora de condomínios. Confira!

Gestão e controle da folha de pagamentos

A Guarida, por exemplo, disponibiliza um suporte com consultoria, cujo contato é realizado por canais exclusivos. Eles contam com profissionais especialistas em toda a rotina de departamento pessoal, incluindo o e-social para condomínios, plataforma obrigatória para todos os condomínios, desde janeiro de 2019.

Essa facilidade é super interessante para o síndico, uma vez que ele passa a ser responsável apenas pela transmissão das informações dos trabalhadores para a administradora. Essa assume a incumbência de enviar os dados pela plataforma do e-social.

Gestão orçamentária e controle financeiro

É vital ressaltar que a Guarida é a única administradora que possui a pasta virtual que é produzida logo após o fechamento do mês contábil. Dessa maneira, agiliza em mais de 20 dias a entrega do relatório completo e da pasta do condomínio.

Além dessa vantagem, a Guarida faz um acompanhamento mensal do fluxo de caixa do condomínio, por meio de: relatórios mensais; reúne todas as informações em uma pasta financeira com espiral e relatórios gerenciais; e assegura ao síndico o direito de realizar uma reunião de conselho por mês para esclarecer questões da pasta contábil, se existirem dúvidas.

Suporte jurídico especializado

A Guarida oferece um suporte jurídico em canal exclusivo, em parceria com o escritório do Dr. Márcio Rachkorsky, autoridade brasileira quando o assunto é consultoria condominial, com gestor de cobrança dedicado e totalmente capacitado para lidar com ações direcionadas para os casos de inadimplência, por exemplo. Os benefícios do suporte jurídico vão além e proporcionam segurança para todas as ações condominiais que tenham relação com as legislações trabalhista, tributária, fiscal e civil.

Agência virtual Guarida

A plataforma digital da Agência Virtual Guarida é um dos mais completos softwares de informações do setor imobiliário. Com ela, o síndico consegue fazer a gestão e o acompanhamento de tudo o que acontece na palma da sua mão.

Suas funcionalidades exclusivas promovem agilidade, comodidade e segurança na gestão condominial. Conheça algumas ferramentas disponibilizadas para a administração de condomínio da Guarida:

• envio de boletos, correspondências, comunicados, assembleia digital, enquetes digitais;
• agendamento e autorização de pagamentos de fornecedores;
• atendimento e suporte de um gestor de contas por multicanais de relacionamento;
• dashboard para facilitar a gestão do síndico com diversos relatórios,
• extratos e pasta financeira do condomínio;
• marketplace com serviços e produtos para facilitar o dia a dia dos condôminos e do condomínio.

Soluções completas em seguros

A Guarida Imóveis tem à disposição do síndico uma gama de soluções completas em seguros, feita por conta da Guasegs Corretora de Seguros, uma empresa do Grupo Guarida, constituída exclusivamente para o atendimento dos clientes segurados.

Algumas das soluções oferecidas são:

• Seguro Obrigatório da Edificação (Condomínio);
• Seguro de Vida de Funcionários de Condomínio;
• Seguro Conteúdo Premiado.

Para todas essas opções, a empresa garante um atendimento de excelência, feito por uma equipe especializada, tanto para a contratação dos seguros quanto para o acompanhamento dos processos de sinistros, desde o momento da ocorrência até as etapas finais de pagamento das indenizações.

Como escolher a melhor administração de condomínios

É bastante comum que os síndicos não saibam, exatamente, quais são os critérios que devem ser considerados ao escolher a melhor gestão de condomínios. Contudo, já que essa escolha é de extrema importância para o sucesso da gestão do condomínio, vamos listar os principais pontos que merecem atenção antes de contratar uma administradora de condomínios. Observe a seguir!

Verifique a reputação da empresa

Para o sucesso nessa relação de parceria com a administradora de condomínios, é imprescindível que a contratação seja assertiva. Para que isso aconteça, é necessário que a empresa seja idônea e tenha uma boa reputação.

Note que, quando falamos em boa reputação, não queremos restringir-nos apenas às questões ligadas à existência ou não de reclamações online, mas, principalmente, enfatizar o tempo de existência da empresa no mercado e seu leque de serviços. A Guarida já está no mercado gaúcho há mais de 40 anos e tem uma reputação consolidada, sempre voltada para você viver melhor!

Analise as propostas recebidas

É necessário que o síndico faça uma pesquisa aprofundada sobre cada uma das administradoras que ele está considerando contratar para administrar o condomínio. Essa busca deve analisar não só as questões que já mencionamos anteriormente. Precisa ver, também, sobre os valores cobrados e o custo-benefício de cada proposta. Isso porque, às vezes, um serviço é um pouco mais caro, mas ele oferece mais segurança, um melhor atendimento e muitas outras vantagens.

Em resumo, para uma decisão acertada, é indispensável que o síndico pondere sobre todos esses elementos e procure escolher a administradora mais competente e mais capacitada para alcançar resultados plenamente satisfatórios.

Observe os serviços de suporte

Os serviços de suporte devem ser observados com cuidado, pois não há nada mais desagradável do que precisar contratar um profissional e não conseguir uma resposta rápida e eficiente no momento pretendido. A Guarida é, mais uma vez, imbatível nesse quesito, já que ela disponibiliza canais via omnichannel. Ou seja, é possível falar com a administradora da forma como preferir: por telefone, WhatsApp corporativo, e-mail, Instagram etc. E caso seja necessário, o contato também pode ser feito por meio de reuniões presenciais.

Avalie a qualidade do atendimento

Um atendimento de qualidade, sem dúvida alguma, vai refletir na satisfação do síndico em relação à administradora de condomínios. Logo, esse é um ponto que precisa ser avaliado antes da contratação.

Uma sugestão é que se observe como está funcionando o primeiro contato com a empresa, se você ficou muito tempo na linha de telefone aguardando para ser atendido, se recebeu informações claras e precisas, se foi tratado com cordialidade, dentre outras questões nesse sentido. Já diz o ditado que “a primeira impressão é a que fica” e, embora essa máxima possa não ser 100% verdadeira, ela serve, sim, como um parâmetro interessante para nortear a escolha que será feita.

Descubra as facilidades oferecidas

Uma das razões pelas quais o síndico procura uma administradora de condomínios é o fato de que ele poderá contar com profissionais habilitados nas mais diversas áreas que um condomínio exige, como questões trabalhistas, administrativas, gerenciais, contábeis, tributárias etc. Por isso, é muito importante que sejam verificadas e analisadas as facilidades oferecidas por cada empresa de administração de condomínios. Com toda certeza, esse fator pode ser o diferencial necessário para uma escolha bem-sucedida.

A Guarida, por exemplo, proporciona para seus clientes soluções tecnológicas totalmente automatizadas, digitais, acessíveis pelas nossas plataformas virtuais, permitindo um acesso mais otimizado às informações. O uso da tecnologia para gestão de condomínios garante uma visualização rápida do panorama geral da situação de cada área do condomínio. Tudo isso é feito através do simples acesso às plataformas virtuais.

Para se ter uma ideia da variedade de serviços que dispomos, saiba que a Guarida Imóveis oferece diferentes soluções para condomínios. Todas essas soluções foram pensadas para atender às necessidades específicas de cada tipo de condomínio, desde aquele que tem pequeno porte, passando pelo de médio porte, até os condomínios de grande porte e de alta complexidade na gestão.

O mais importante é ressaltar que, seja qual for a modalidade escolhida, todos os nossos serviços visam a proporcionar uma experiência extraordinária, com suporte adequado e com a qualidade Guarida que o mercado já conhece.

Como vimos, a Guarida é a escolha certa para os síndicos que buscam uma empresa séria, reconhecida no mercado, com reputação incontestável e serviços digitais altamente eficientes. Sem falar, é claro, de um atendimento diferenciado, rápido e exclusivo. Agora, esperamos que você tenha aprendido tudo o que precisava por meio do nosso guia da administração de condomínios. 

Siga otimizando a sua administração e, para isso, não deixe de entrar em contato conosco.Teremos o maior prazer em apresentar as soluções da Guarida Imóveis mais adequadas para o seu condomínio!